Totserva met maatschappelijke zetel te Driesstraat 103, 3850 Nieuwerkerken, ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder het nummer BE0794.371.503, verklaart het volgende:
Totserva erkent het belang van een veilige verwerking van de aan haar toevertrouwde informatie en ziet er dan ook op toe dat iedere verwerking zal plaatsvinden conform de heersende nationale regelgeving (wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens ter vervanging van de Privacywet), alsmede Verordening (EU) 2016/679 (hierna: AVG) van kracht sedert 25 mei 2018 en deze te zullen naleven. In geval van inhoudelijke wetswijzigingen verbindt Totserva zich er toe om haar privacybeleid hierop aan te passen.
Totserva is verwerkingsverantwoordelijke wanneer zij persoonsgegevens verwerkt in uitvoering van de door de klant verkozen dienstverlening, alsmede in geval van contactname met onze firma, offerteaanvragen, een bezoek aan het kantoor, magazijn en/of aan de website (www.totserva.be). In dit geval bepaalt Totserva zelf welke gegevens er verzameld worden, voor welke doeleinden en met welke middelen deze verwerkt zullen worden. Totserva kan daarnaast als verwerker optreden wanneer de firma persoonsgegevens van betrokkenen verwerkt in opdracht van een klant, aannemer, bouwheer of andere tussenpersonen zonder over voormelde beslissingsbevoegdheid te beschikken. Dit privacybeleid is van toepassing op zowel de website als elke andere (commerciële) relatie tussen Totserva en de bezoeker, klant, leveranciers en handelsagenten.
Het privacybeleid, evenals eventuele wijzigingen, zijn ten allen tijden te consulteren op de website van Totserva, www.totserva.be.
Definities
Voor een goed begrip van dit privacybeleid hebben volgende begrippen de volgende betekenis:
AVG: Verordening nr. 2016/679 van de Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, ook wel Algemene Verordening Gegevensbescherming of GDPR genoemd;
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals een naam, mailadres, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;
Betrokkene: De geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling de verwerking van persoonsgegevens aanvaardt;
Verwerker: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
Verwerking: Een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorsturen, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren, combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
Verwerkingsverantwoordelijke: Een natuurlijke of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
Data lek: Elke inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens;
Draagwijdte privacybeleid
De diensten van Totserva
Het privacybeleid van Totserva is van toepassing op de door haar aangeboden diensten en geldt gedurende de gehele duur van de dienstverlening. Afwijkingen van het privacybeleid zijn in dergelijk geval enkel toelaatbaar indien ingegeven door wettelijke vereisten, dan wel na al dan niet impliciete toestemming van beide partijen.
De verwerking van de Persoonsgegevens
Totserva garandeert dat persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden op een transparante wijze en dit enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Totserva tracht iedere verwerking te beperken tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de verwerking plaatsvindt. Totserva ziet hierbij toe op een correcte registratie van de persoonsgegevens en actualiseert deze indien nodig.
In het kader van de dienstverlening die door Totserva geboden wordt, bestaan de verzamelde persoonsgegevens onder meer uit de naam, voornaam, telefoonnummer, mailadres en woonplaats, alsmede elke andere persoonlijke informatie die de klant verkiest mede te delen.
Er worden geen gegevens verwerkt die als gevoelig aangemerkt kunnen worden, dan wel onder een bijzondere categorie van persoonsgegevens vallen.
Totserva verwerkt de bewaarde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking, dan wel hetgeen op grond van garantie-overwegingen of wettelijke plichtplegingen vereist is en tracht alle gegevens zo veel als mogelijk te anonimiseren.
Bezoek aan de website
Ook bij een bezoek aan onze website (www.totserva.be) kunnen er persoonsgegevens gedeeld worden. Dit door gebruik te maken van het online contactformulier, maar ook door het louter consulteren van de website door middel van de aanwezige cookies (cookie beleid).
Verwerkingsgrond
Door beroep te doen op de dienstverlening van Totserva, contactname of het bezoek aan de website en het hierbij overmaken van persoonsgegevens erkent en aanvaardt de klant of betrokkene dat deze gegevens verwerkt kunnen worden (art. 6.1.b) AVG). De klant en/of de betrokkene blijft evenwel eigenaar van de ter beschikking gestelde gegevens.
Voor de persoonsgegevens die Totserva ontvangt vanwege de betrokkene en die worden aangewend voor klantenbeheer, valt Totserva terug op de wettelijke grondslag van het gerechtvaardigd belang bestaande uit de situatie waarbij de betrokkene klant is van Totserva (art. 6.1.b) en f) AVG), dan wel expliciet verkregen toestemming (art. 6.1.a) AVG).
De betrokkene beschikt ten allen tijden over de mogelijkheid tot het wijzigen of om de gegeven toestemming terug in te trekken, in zoverre de verwerking hiervan louter gebaseerd is op diens toestemming.
Verwerkingsdoeleinden
Totserva verwerkt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
| Type persoonsgegevens | Doeleinden |
|---|---|
| Naam en voornaam (bij een firma de naam van de contactpersoon), telefoonnummer, (mail)adres | Administratie (afspraakplanning), Verwerken en uitvoeren van de dienstverlening |
| Naam en voornaam, adres, BTW-nummer | Bedrijfsadministratie, boekhouding, controle op basis van de identificatieplicht in het kader van de antiwitwaswetgeving |
| Naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres | Informeren na contactname, verwerken van offerteaanvragen en/of verzoeken gericht aan Totserva via mail, de online formulieren of een bezoek aan het kantoor |
| Naam, voornaam (bij een firma de naam van de contactpersoon), telefoonnummer, (e-mail)adres | Technische ondersteuning, service na verkoop, garantiewaarborg |
| Elektronische identificatiegegevens waaronder IP adres, device-ID, browsertype, besturingsprogramma, geografie | Statistiekenbeheer via Google Analytics of andere functionele cookies en het faciliteren van de gebruikerservaring |
Wanneer u Totserva contacteert voor inlichtingen of een offerte wenst aan te vragen, is het mogelijk dat bepaalde persoonlijke gegevens ter beschikking gesteld dienen te worden om de communicatie hieromtrent te vergemakkelijken. Totserva garandeert dat deze informatie uitsluitend intern wordt aangewend. Deze informatie wordt steeds verzameld op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene (vb. door het aanvragen van een offerte via het online formulier). Wanneer u de gevraagde informatie niet wenst mede te delen is het mogelijk dat Totserva uw vraag niet of niet naar behoren kan behandelen.
In het kader van de verwerkingsactiviteiten kunnen minstens de persoonsgegevens van volgende natuurlijke personen verwerkt worden: de klant, contactpersonen van de klant, prospecten en iedere natuurlijke persoon van wie Totserva via de klant, leveranciers of diens gegevens ontvangt.
Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat wij op je computer of mobiel toestel opslaan wanneer u de website bezoekt. Tijdens een bezoek aan de website worden cookies op de harde schijf van je computer of mobiel toestel geplaatst.
Cookies worden meestal gebruikt om websites optimaal te laten functioneren, om de handelingen van de bezoekers van de website bij te houden, om login-gegevens te bewaren, etc. Er zijn verschillende soorten cookies die onderscheiden kunnen worden naar gelang hun oorsprong, functie en levensduur.
Wij gebruiken in eerste instantie “First party cookies”. Dat zijn technische cookies die gebruikt worden door de website en die tot doel hebben de site optimaal te laten functioneren. Voorbeeld: instellingen die de gebruiker bij de vorige bezoeken aan de site heeft gedaan, of nog: een vooraf ingevuld formulier met data dat de gebruiker tijdens vorige bezoeken heeft gedaan.
Wij gebruiken verder nog een aantal “Third party cookies”. Dat zijn technische cookies die gebruikt worden door derde partijen en die tot doel hebben ons te informeren over je browsing gedrag en over je technische gegevens.
| Aanbieder | Naam | Omschrijving | Houdbaarheid |
|---|---|---|---|
| _ga | Gebruikt door het statistiekenpakket Google Analytics en meet hoe een gebruiker de website bezoekt. Deze informatie wordt anoniem verzameld en gebruikt om de website te verbeteren. | 2 maanden | |
| _gat, _gid | Gebruikt door het statistiekenpakket Google Analytics en meet hoe een gebruiker de website bezoekt. Deze informatie wordt anoniem verzameld en gebruikt om de website te verbeteren. | Sessie | |
| Totserva | complianceCookie | Gebruikt om de cookiebalk niet meer te tonen gedurende 14 dagen na acceptatie. | 14 dagen |
Je kan de cookies uitschakelen, verwijderen of de instellingen voor cookies aanpassen, al zal onze website in dat geval niet optimaal meer kunnen werken. Wil je de instellingen voor cookies toch aanpassen? Dan kan je de help functie van je browser gebruiken om dit te wijzigen: Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari.
Passende technische en organisatorische maatregelen
Totserva zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen voor een veilige verwerking van persoonsgegevens, zodoende het risico op vernietiging, verlies, ongeautoriseerde wijziging of verwerking wordt beperkt. Dit rekening houdende met de gebruiken binnen de sector, de stand van de techniek, de aard, omvang, context van de verwerking, verwerkingsdoeleinden en de mogelijk verbonden risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokken personen.
Met het oog op het waarborgen van de beschikbaarheid, confidentialiteit en integriteit van uw persoonsgegevens kunnen deze maatregelen onder meer uit het volgende bestaan:
Onderaannemers en verwerkers
Totserva kan gebruik maken van subverwerkers die in opdracht en onder toezicht van Totserva persoonsgegevens verwerken, waaronder medewerkers, onderaannemers. De verwerkingen zullen ten allen tijden beperkt worden tot het strikt noodzakelijke voor het uitvoeren van hun respectievelijke opdracht.
Totserva ziet er op toe dat de door haar aangeduide verwerkers, waaronder haar medewerkers, onderaannemers, persoonsgegevens verwerken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en zich hierbij, al dan niet contractueel, verbinden tot de nodige technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen op basis van art. 28 AVG.
De medewerkers en/of subverwerkers van Totserva hebben zich er tevens contractueel toe verbonden de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens in acht te nemen.
Doorgifte van persoonsgegevens aan derden
Behoudens in relatie tot de medewerkers en/of subverwerkers die in het kader van de dienstverlening betrokken worden, zal Totserva geen persoonsgegevens uitwisselen met derden, tenzij in geval van (a) uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, (b) op verzoek van gerechtelijke autoriteiten of (c) wanneer dit bij wet wordt opgelegd. In dit laatste geval stelt Totserva de betrokkene onverwijld in kennis te stellen van het verzoek vanwege de betrokken instanties en/of overheden.
Gegevensverwerking binnen de Europese Unie
Totserva tracht de doorgifte en verwerking van persoonsgegevens te beperken tot landen binnen de Europees Economische Ruimte of tot landen die een passend beschermingsniveau waarborgen, equivalent aan het niveau gewaarborgd onder de AVG en dit privacybeleid, rekening houdende met de voorgenomen verwerking, omvang en categorie van de te verwerken persoonsgegevens, het land van bestemming en de rechtsregels die in het desbetreffende land gelden. In het geval van verwerking buiten de grenzen van de Europees Economische Ruimte zal Totserva op schriftelijk verzoek van de betrokkene verdere toelichting verschaffen.
De rechten van de betrokkene
In het kader van de AVG heeft de betrokkene de volgende rechten met betrekking tot de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens (art. 12 t.e.m. 22 AVG): het recht op inzage, het recht op verbetering en/of aanvulling van de verzamelde gegevens, het recht om het doel van de verwerking te beperken, het recht op overdraagbaarheid van gegevens, het recht om vergeten te worden en het recht om bezwaar in te dienen.
Vragen omtrent het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens of een beroep op uw rechten als betrokkene kan gericht worden aan Totserva via een schriftelijk, gemotiveerd verzoek aan info@totserva.be of per post naar Driesstraat 103, 3850 Nieuwerkerken. Totserva verwerkt elk verzoek onverwijld en koppelt hier over terug binnen een termijn van 30 dagen. In bepaalde gevallen heeft Totserva het recht deze termijn te verlengen met twee maanden, in welk geval Totserva de betrokkene hierover informeert binnen de 30 dagen na ontvangst van het verzoek (art. 12.3 AVG).
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Totserva garandeert dat zij de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bijhoudt om het beoogde doel te bereiken, uitgezonderd wat betreft de boekhoudkundige stavingstukken en de gegevens vereist voor een adequate garantieverlening, dewelke een langere bewaartermijn rechtvaardigen volgens de wettelijke bepalingen ter zake.
Wanneer de bewaring van de persoonsgegevens niet langer vereist is, zullen deze op een veilige manier worden vernietigd of verwijderd, dan wel ter beschikking gesteld van de betrokkene.
Maatregelen in geval van een datalek
Totserva neemt de nodige maatregelen teneinde een verlies van data tegen te gaan. Wanneer dergelijk verlies zich evenwel zou voordoen, verbindt Totserva er zich toe dit in voorkomend geval te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen. Deze informatieplicht geldt enkel in zoverre het datalek grootschalig blijkt, dan wel een vergaande impact op de beveiliging met zich meebrengt.
Indien een datalek tevens een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen, zal Totserva, de betrokkene hierover zonder onredelijke vertraging informeren.
Totserva verleent volledige medewerking aan de bevoegde autoriteiten door het verschaffen van de noodzakelijke informatie en het beperken van de gevolgen van de inbreuk.
Overige bepalingen
In geval van nietigheid van één of meer bepalingen uit dit privacybeleid, worden deze bepalingen geïnterpreteerd overeenkomstig de AVG. De nietigheid van één van de bepalingen laat de geldigheid van de overige bepalingen uit dit privacybeleid onverlet. Indien er zich discrepanties voordoen tussen het privacybeleid en de overeenkomst afgesloten tussen Totserva en de betrokkene, primeren de bepalingen van deze laatste.
Totserva behoudt zich het recht voor het privacybeleid aan te passen indien dit nodig zou blijken om aan diens rechten en/of verplichtingen onder de AVG te voldoen. Wezenlijke wijzigingen zullen steeds kenbaar gemaakt worden op de website. Het is raadzaam de website regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van recente wijzigingen.
Dit privacybeleid wordt uitsluitend beheerst door het Belgisch recht. Enkel de rechtbanken behorende tot het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Totserva zijn bevoegd om kennis te nemen van geschillen die hier uit voortvloeien.
Totserva garandeert de nodige ondersteuning aan betrokkenen om aan diens verplichtingen te voldoen, behoudens in geval van informatie die confidentieel is of omwille van een wettelijke regeling niet mag worden medegedeeld.
Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u steeds terecht bij het centrale contactpunt van Totserva via info@totserva.be of +32 (0)470 595 102 of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 (+32 (0) 22 744 800) of www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Het privacybeleid van Totserva werd laatst gewijzigd op 26.12.2022